ACUERDO Nº 3378 ///PLATA, 4 de junio de 2008. VISTO: la intervención dispuesta por este Tribunal mediante Resolución 919/08 en la que se establece de manera prioritaria la necesidad de optimizar los sistemas de custodia de las muestras, documentos o efectos objeto de peritación. Y CONSIDERANDO: que las autoridades designadas al efecto y los responsables de las distintas áreas y secciones de la Dirección General de Asesorías Periciales y de la Asesoría Pericial La Plata, han participado en la elaboración de un texto de protocolo de seguimiento, custodia y preservación de las muestras y efectos a peritar o peritados. Que con el objeto de lograr la pronta implementación del esquema procedimental dispuesto, con el fin de imponer su cumplimiento al personal técnico y profesionales intervinientes, como asimismo a los organismos jurisdiccionales requirentes, este Tribunal hace propio el protocolo referido el que forma parte integrante del presente resolutorio. POR ELLO, la Suprema Corte de Justicia en ejercicio de sus atribuciones, ACUERDA: 1.- Aprobar el Protocolo relativo a la recepción, tratamiento, custodia, archivo, egreso y destrucción de muestras, efectos y demás elementos de pericia que obra como ANEXO de la presente resolución. 2.- Delegar en la Dirección la fecha de efectiva, total o parcial, puesta en funcionamiento del presente reglamento. 3.- Derogar toda disposición que se oponga a la presente. 4.- Regístrese, comuníquese y publíquese. FIRMADO: Juan Carlos Hitters, Luis Esteban Genoud, Héctor Negri, Hilda Kogan, Eduardo Julio Pettigiani, Eduardo Néstor de Lázzari, Daniel Fernando Soria, ante mí, Jorge Omar Paolini, Secretario de Asuntos Institucionales. ANEXO PROTOCOLO RELATIVO AL INGRESO, RECEPCIÓN, TRATAMIENTO, CUSTODIA Y ARCHIVO DE MUESTRAS, EFECTOS Y DEMAS ELEMENTOS DE PRUEBA Requisitos para la recepción de muestras, efectos o demás elementos a peritar en las Mesas de Entradas de Laboratorio y de la Asesoría Pericial La Plata 1. Las muestras y los efectos deben ser envasadas y remitidas respetando las normas internacionales para el traslado de muestras con riesgo biológico , ya que de no ser así se pone en riesgo la salud no sólo de quien la recibe sino también de quien efectúa el traslado. Asimismo tanto las muestras biológicas como el resto de los efectos y o elementos a peritar que deban ingresar por la Mesa de Entradas respectiva, deberán ser remitidos en forma individualizada y a través de mecanismos que garanticen su correcta preservación. 2. Cada una de las muestras o efectos debe ser remitida en envases plásticos o en sobres separados, indicando en el mismo la sección de destino. 3. No se aceptará el ingreso de solicitudes de pericia que no vengan debidamente acompañados por los efectos a peritar. 4. No se aceptará el ingreso de material cuando en el oficio acompañante no conste el número de causa o I.P.P. y autoridad competente, conforme lo dispuesto en la Resolución de la SCJBA nro. 2661/05, carátula, víctima e imputado si los hubiere. 5. En caso de requerirse la intervención de más de una sección, los funcionarios de las Mesas de Entradas deberán previa consulta a los titulares de las mismas establecer el orden de circulación garantizando al máximo la preservación y subsistencia del material a peritar. 6. Cuando se requieran peritajes de distintas Secciones los oficios deben confeccionarse por separado para cada Sección, con el/ los puntos de pericia claramente indicados y acompañando en cada caso la documentación pertinente (acta de autopsia, informe médico, resultado de peritajes previos realizados en otras dependencias, etc) 7. No se recibirá material destinado a Anatomía patológica que no venga correctamente envasado en formol, ya que de no cumplirse con esta modalidad se corre el riesgo de alteración de la muestra objeto de pericia 8. Cuando sea necesaria la realización de pericias previas a la prueba de ADN, tales como cotejo morfológico de filamentos pilosos, investigación de semen y/o de la presencia de sangre humana en los rastros, la solicitud de pericia de ADN bajo ningún concepto deberá incluirse en el oficio en el que se solicita la pericia previa, dado que el material ingresa por una Sección diferente. 9. En el caso descrito en el punto anterior, la solicitud de pericia de ADN deberá ser realizada por la autoridad judicial competente o personal autorizado, una vez que éste cuente con los resultados de la pericia previa. El oficio deberá especificar claramente el punto de pericia, y los números de protocolo asignados a las pericias previas, debiendo ingresar el mismo por la Mesa de Entradas de ADN. 10. Una vez ingresado el material a peritar a una de las Mesas de Entradas esta será responsable de su custodia y preservación hasta la entrega de la misma al responsable de la sección a la que le corresponda intervenir, debiendo adoptar para ello los recaudos que estime pertinentes al efecto. Actividad de la Mesa de Entradas de Laboratorio 11. Cada una de las muestras ingresadas se colocará en bolsas de plástico de distintos tamaños y colores con cierre hermético (termosellado) y se rotularán con etiqueta de código de barras que vincule la muestra con la causa de referencia y con la sección a la que la misma es remitida con la numeración interna asignada por la Mesa de entradas. 12. Una copia de cada etiqueta se incorporará al oficio de remisión, de modo que el mismo quedará rotulado con las etiquetas correspondientes a cada una de las muestras ingresadas. 13. En todos los casos la Mesa de Entradas extenderá un recibo del material recibido, debidamente firmado por la persona autorizada al efecto. 14. El material ingresado será depositado (en los casos que así lo requieran) en la heladera de depósito transitorio de la Mesa de Entradas en el lugar asignado a la Sección de destino, que permanecerá cerrado con llave hasta el momento de su retiro por el personal responsable conforme lo previsto en el artículo 10º de la presente. Asimismo los oficios que acompañen al material serán reservados en boxes asignados a las Secciones que deban intervenir. 15. Los datos consignados en el ingreso quedarán registrados electrónicamente en la carpeta correspondiente a cada sección. Actividad de la Mesa de Entradas de la Asesoría Pericial La Plata 16. Cada uno de los efectos o elementos a peritar ingresados se rotularán con etiqueta de código de barras que vincule la muestra con la causa de referencia y con la sección a la que la misma es remitida, con la numeración interna asignada por Mesa de entradas. 17. Una copia de cada etiqueta se incorporará al oficio de remisión, de modo que el mismo quedará rotulado con las etiquetas correspondientes a cada una de las muestras ingresadas a la Sección. 18. La Mesa de Entradas extenderá un recibo del material recibido, debidamente firmado por la persona autorizada al efecto. 19. El material ingresado será depositado transitoriamente en el lugar asignado a la Sección de destino, que permanecerá cerrado con llave hasta el momento de su retiro por el personal responsable conforme lo previsto en el artículo 10º de la presente. Asimismo los oficios que acompañen al material serán reservados en boxes asignados a las Secciones que deban intervenir. 20. Los datos consignados en el ingreso quedarán registrados electrónicamente en la carpeta correspondiente a cada sección. Retiro de las muestras por Personal Técnico 21. Los responsables de las Mesas de Entradas de Laboratorio y de la Asesoría Pericial La Plata imprimirán un recibo de constancia de remito para cada Sección donde figuren los datos de las causas y el número e individualización de efectos ingresados en cada caso, que será firmado por el personal técnico autorizado, antes de proceder al retiro de las muestras. 22. El retiro se realizará por el personal técnico o peritos de cada sección en el horario fijado por Mesa de entradas a tal efecto. El responsable que realiza el retiro deberá controlar las etiquetas de las muestras o efectos con las del oficio, firmando en conformidad el recibo correspondiente. 23. El retiro de las muestras o efectos y de la documentación acompañante quedará registrado en la carpeta electrónica correspondiente al Perito asignado y/o la sección interviniente. 24. A partir de ese momento y hasta el inicio de la pericia el archivo, custodia y conservación de las muestras, efectos o elementos a peritar quedará bajo responsabilidad del jefe de la Sección receptora. A su vez cada Jefe de Sección deberá establecer de acuerdo al criterio que resulte más pertinente a las características de cada una de ellas la cadena de custodia interna, registrando electrónicamente las etapas de la misma. Los Peritos serán responsables de la custodia y preservación de las muestras, efectos y demás elementos a peritar cuya labor les haya sido encomendada. En todos los casos deberán adoptar los recaudos y mecanismos pertinentes a fin de extremar las condiciones de preservación y custodia de los elementos que se encuentren bajo su ámbito de responsabilidad. Archivo y almacenamiento del material peritado y de los informes periciales 25. Se contará con un archivo común que funcionará bajo responsabilidad de personal idóneo quienes serán los responsables de la clasificación y ordenamiento de los efectos y las muestras ya peritadas, como de los informes periciales efectuados por los peritos de la Asesoría Pericial. 26. Los lugares de almacenamiento deberán contar con las condiciones adecuadas para tal fin, de acuerdo al requerimiento de cada Sección. 27. El depósito deberá contar con un área de efectos (prendas, calzado, etc), un área destinada al archivo de las muestras tomadas por el Perito como parte de su labor y un área destinada a la guarda y preservación de los informes periciales, de acuerdo a los instructivos impartidos por cada sección. 28. El ingreso de cada muestra o efecto quedará registrado en el archivo electrónico correspondiente al protocolo de la pericia, identificado dicho archivo mediante la etiqueta de código de barras de cada muestra, efecto o elemento, debiendo quedar asentado en cada caso el lugar asignado para su archivo. 29. Se extenderá un recibo a quien realice la entrega donde conste la fecha de ingreso al archivo, el listado de ítems y el lugar de depósito asignado 30. En los casos en que la autoridad judicial requiera una ampliación o re-pericia, se solicitará al responsable del archivo, la entrega del material correspondiente, debiendo quedar registrado dicho movimiento en la carpeta electrónica vinculada a la pericia. Asimismo debe quedar registrada la devolución del material al archivo, una vez finalizada la tarea pericial. 31. Las solicitudes de material archivado deberán ser realizadas presentando el oficio juntamente con las listas de muestras o efectos. Retiro y/o destrucción de muestras, efectos y demás elementos peritados Muestras peritadas 32. Conforme lo dispuesto en el artículo 6º inc. ñ) del Acuerdo 1793 trascurrido un año de efectuada la pericia, se notificará a la autoridad judicial pertinente a fin de que proceda a su retiro o en su defecto solicite, en forma debidamente fundada, su conservación por un plazo que en todos los casos deberá ser prudencial. Si efectuada la notificación y trascurridos 30 días no se ha procedido a su retiro y no se ha solicitado su preservación conforme lo previsto en el apartado anterior, se procederá a reiterar a la autoridad judicial competente, haciéndole saber que en el plazo de 15 días se procederá a destruir la misma bajo su responsabilidad. 33. La Sección presentará el formulario de baja debidamente cumplimentado ante el personal responsable del archivo. 34. Las muestras y/o efectos serán entregados por el archivo previa presentación de la autorización firmada por la autoridad judicial competente que deberá contener las especificaciones pertinentes. 35. El responsable del archivo labrará el Acta de entrega que se imprimirá por duplicado. Una de las copias debidamente firmada se entregará a quien retira los efectos. 36. La otra copia del Acta junto con el formulario de pedido de baja será retirado por el personal autorizado de la Sección. Efectos o demás elementos peritados 37. Una vez concluida la pericia dicha circunstancia será puesta en conocimiento de la autoridad judicial requirente haciéndole saber que deberá proceder al retiro del informe pertinente juntamente con el efecto y/o demás elemento que no se encuentre comprendido en el artículo 33 del Acuerdo 1793. 38. La autoridad judicial interviniente deberá comunicar el día en que procederá al retiro a la Sección responsable. Intervención de nueva Sección pos archivo del material peritado 39. Cuando la autoridad judicial o personal autorizado requiera la intervención de una nueva Sección después que otra hubiere trabajado sobre un efecto y/o material y remitido el mismo al archivo, deberá solicitarlo mediante oficio, indicando claramente en el mismo los elementos requeridos y los motivos de la solicitud. El ingreso del pedimento quedará registrado por Mesa de Entradas y remitido al archivo correspondiente a la Sección de destino. 40. El perito asignado deberá completar la solicitud de pase, para ser presentada ante el Archivo general de muestras. 41. El personal responsable de la Sección archivo, deberá dar de baja las muestras correspondientes a la Sección de origen, usando el código de barras para la identificación de cada una y consignando la fecha, el nombre de la Sección de destino, el número de protocolo bajo el cual se solicita el pase y el perito responsable en la Sección de destino. De esta forma la cadena de custodia de las muestras pasa a la Sección y al Perito que la peticiona. 42. El responsable del archivo extenderá un recibo, con copia de las etiquetas asignadas a cada muestra para ser firmado conjuntamente con quien realiza el retiro. Dichos recibos quedarán a resguardo en el archivo, por fecha y Sección que dio de baja a las muestras. 43. Una vez retiradas las muestras, el responsable presentará el oficio en el que se le solicita la pericia y la solicitud de pase debidamente cumplimentada a la Mesa de Entradas correspondiente, para dar ingreso a las mismas. 44. Cuando el material vuelva al archivo, el ingreso se registrará mediante la etiqueta de código de barras y se asignará un nuevo lugar de archivo en el espacio asignado a la Sección de destino. Disposiciones Generales 45. En ningún caso el resultado de la pericia podrá ser adelantado vía fax, medio electrónico o cualquier otro medio, salvo resolución fundada que de razón de su mérito por magistrados o funcionario requirente, debiendo en dicho caso establecerse las condiciones y pautas a fin de preservar la reserva de la información allí contenida. 46. Las Mesas de Entradas de las diversas dependencias y Secciones, sin perjuicio de las constancias electrónicas a que refiere la presente, deberán llevar un Libro rubricado y foliado en el que deberán asentar todos los ingresos, movimientos y egresos de todas las muestras, efectos o elementos a peritar o peritados. Asimismo deberán constar las firmas de los responsables que intervengan en cada una de las operaciones a que refiere el apartado anterior. A ese efecto la Jefatura de la Asesoría Pericial La Plata llevará un Libro 'Registro de Firmas' donde deberán registrar su firma los responsables que se encuentren autorizados en cada una de las secciones, dependencias y mesas de entradas al retiro y traslado de muestras, efectos y demás elementos a peritar o peritados. 47. En ningún caso se recibirá muestras, efectos o elementos en guarda. 48. Las Cámaras de Frío, Freezers y Heladeras que no se encuentren bajo la responsabilidad exclusiva de alguna de las secciones tendrán acceso restringido, debiendo establecerse un dispositivo eficaz a dicho efecto y correspondiendo a la Jefatura de la Asesoría Pericial La Plata autorizar al personal correspondiente de cada sección para su ingreso. En los restantes casos cada sección será responsable de su custodia, funcionamiento y correcta preservación de los elementos que contengan.